مدیریت شهریه در باشگاه های ورزشی یکی از چالش های اصلی مدیران باشگاه می باشد. ثبت پرداخت ها به صورت دستی، پیگیری اعضای بدهکار، هماهنگی با پذیرش و مربیان و همچنین صدور فاکتور و گزارش های مالی، علاوه بر وقت گیر بودن، احتمال بروز خطا را افزایش می دهد. سیستم های دستی در پرداخت شهریه علاوه بر اتلاف وقت مدیریت مجموعه و پرسنل باشگاه، تجربه اعضای باشگاه را نیز تحت تاثیر قرار می دهد. به عنوان مدیر باشگاه ورزشی می دانید که در دنیای امروز روش های سنتی دیگر جواب گو نیست و برای هر مجموعه ای سرعت و دقت اهمیت بالایی دارد.

نرم افزار مدیریت شهریه باشگاه ورزشی خدمت ۳۶۰؛ راه حلی مطمئن برای حل مشکلات مدیریت مالی باشگاه ها می باشد. با این نرم افزار می توانید پرداخت و تمدید شهریه ها را به صورت آنلاین رصد و مدیریت کنید، گزارش ;های دقیق مالی دریافت کنید. در واقع این نرم افزار نظم مالی را به باشگاه شما هدیه می دهد. همچنین اعضای باشگاه راحت تر و سریع تر به وضعیت پرداخت و تمدید شهریه خود می پردازند.

ادامه ی این صفحه، شما را با جزئیات عملکرد، امکانات و مزایای نرم افزار آشنا می کند تا ببینید چگونه می توانید مدیریت شهریه باشگاه خود را ساده و هوشمندانه کنید.

چرا مدیریت شهریه در باشگاه ها چالش برانگیز است؟

مدیریت شهریه باشگاه به ظاهر ساده به نظر می رسد، اما در عمل یکی از سخت ترین و زمان بر ترین بخش های اداره یک باشگاه ورزشی است. ممکن است برای مجموعه شما هم پیش آمده باشد که که یکی از اعضای باشگاه شهریه خود را پرداخت می کند اما ثبت آن در دفتر دستی فراموش می شود. یا زمانی که فرد اشتراک خود را تمدید می کند، ممکن است آن را به روزرسانی نکنید .همین یک اشتباه کوچک کافی است تا حساب های باشگاه دچار بی نظمی شود . نتیجه این بی نظمی، نارضایتی اعضا و فشار کاری بیشتر برای مدیریت است.

از چالش های دیگر می توان به نداشتن گزارش دقیق از بدهکاران اشاره کرد.بدون داشتن یک سیستم متمرکز، لازم است از یک نیروی انسانی کمک بگیرید تا به صورت دستی فهرست اعضایی که شهریه خود را پرداخت نکرده اند را پیگیری کنند، تماس بگیرند و یادآوری کنند. این فرآیند علاوه بر هزینه و زمان بر بودن، امکان فراموشی و اشتباه را به همراه دارد.

عدم هماهنگی میان واحدهای مختلف باشگاه از دیگر چالش هایی می باشد که اغلب نادیده گرفته می شود. قسمت پذیرش باشگاه ، مربیان و حسابداری باید به طور همزمان اطلاعات پرداخت، تمدید اشتراک و حضور اعضا را داشته باشند. که در صورت نبود این هماهنگی باعث دوباره کاری، خطا و نارضایتی کارکنان و اعضا می شود.

تیم خدمت ۳۶۰ با ارائه نرم افزار مدیریت شهریه، تمامی این مشکلات را برطرف کرده است.. با استفاده از نرم افزار مدیریت شهریه باشگاه، می توانید پرداخت شهریه را به صورت خودکار ثبت کنید، تمدید اشتراک ها را مدیریت کنید و گزارش های دقیق بدهکاران را در لحظه مشاهده نمایید. نتیجه ی این نرم افزار یک مدیریت مالی دقیق برای باشگاه است.

هدف اصلی نرم افزار مدیریت شهریه باشگاه ورزشی

هدف اصلی این نرم افزار، ساده کردن مدیریت باشگاه های ورزشی است. با استفاده از نرم افزار شهریه، پرداخت شهریه ها به طور خودکار ثبت می شود و می توانید تمدید اشتراک ها را مدیریت و گزارش های دقیق از بدهکاران و تراکنش ها دریافت نمایید. این کار علاوه بر کاهش خطای انسانی، نظم مالی باشگاه را افزایش می دهد و تجربه اعضا را بهبود می بخشد؛ اعضا می توانند در هر زمان از وضعیت شهریه خود مطلع شوند و پرداخت ها بدون هیچ دردسری انجام شود. به این ترتیب، تیم شما می تواند زمان و انرژی خود را روی ارائه خدمات بهتر و رشد باشگاه متمرکز کند.

ویژگی های کلیدی نرم افزار مدیریت شهریه باشگاه

• ثبت خودکار شهریه

قبل از استفاده از نرم ا فزار، مدیران و تیم پذیرش باشگاه مجبور بودند شهریه ها را به صورت دستی ثبت کنند و اشتباهات کوچک، مثل ثبت دو بار یا جا افتادن یک پرداخت، یک اتفاق طبیعی و رایج بود. اما با ثبت خودکار شهریه ها، نرم افزار تمام پرداخت ها و تمدید ها را به ‌صورت خودکار و دقیق ثبت می ‌کند، چه اشتراک ماهانه باشد، چه جلسه ای یا اعتباری. دیگر لازم نیست نگران از دست رفتن یک تراکنش باشید.

• صدور فاکتور دیجیتال و چاپی

صدور دستی فاکتور علاوه بر وقت گیر بودن، امکان فراموشی یا اشتباه در مبلغ را دارد. با این قابلیت، می توانید در همان لحظه فاکتور دیجیتال یا چاپی صادر کنید و حتی برای اعضا پیامک یا ایمیل ارسال شود. اعضا دقیقاً می دانند چه مبلغی پرداخت کرده اند و چه تراکنش هایی باقی مانده است.

• یادآور تمدید شهریه

فراموشی تمدید عضویت یکی از دلایل نارضایتی اعضا است. نرم ا فزار به صورت خودکار قبل از تاریخ انقضای اشتراک، پیامک یا نوتیفیکیشن یادآوری ارسال می کند. دیگر لازم نیست مدیر یا پذیرش بارها تماس بگیرند؛ همه اعضا در زمان مناسب تمدید می شوند و جریان مالی باشگاه پایدار می ماند.

• ثبت درخواست برای مشاوره

  مشاوره رایگان خرید نرم افزار مدیریت شهریه باشگاه ورزشی

  نام و نام خانوادگی

  شماره تماس*

  ثبت درخواست

  گزارش دقیق بدهکاران

بدون ابزار مناسب، پیدا کردن اعضایی که شهریه خود را پرداخت نکرده اند ساعت ها وقت می گیرد. نرم افزار گزارش بدهکاران را به صورت لحظه ای و با جزئیات تاریخ و مبلغ ارائه می دهد. کافیست یک نگاه بیندازید تا ببینید چه کسانی پرداخت نکرده اند و اقدامات لازم را انجام دهید، بدون هیچ سردرگمی.

• مدیریت تخفیف ها و طرح های ویژه

محاسبه تخفیف ها به صورت دستی اغلب باعث اشتباه در محاسبات و نارضایتی اعضا می شود. با این قابلیت می توانید تخفیف های درصدی، مبلغی یا مناسبتی را برای هر نوع عضویت تعریف کنید. مثلا برای اعضای وفادار یا طرح های تابستانه، نرم افزار به طور خودکار مبلغ درست را محاسبه و اعمال می کند.

• ارتباط مستقیم با سیستم حسابداری

بدون اتصال به بخش مالی، هر تراکنش نیاز به ثبت دستی دارد و احتمال خطا افزایش می یابد. نرم افزار با سیستم حسابداری باشگاه لینک می شود و تراکنش ها را به صورت لحظه ای ثبت می کند. سند حسابداری ایجاد شده همیشه دقیق است.

• پرداخت آنلاین و حضوری

اعضا انتظار دارند پرداخت شهریه آسان باشد، چه آنلاین و چه حضوری. با این قابلیت، پرداخت ها می توانند از طریق درگاه بانکی، کارت خوان باشگاه یا کیف پول اعتباری اعضا انجام شوند. تجربه پرداخت سریع و بدون مشکل، رضایت اعضای باشگاه را افزایش می دهد و تیم پذیرش باشگاه راحت تر مدیریت می کند.

• پشتیبانی از چند شعبه

اگر باشگاه شما چند شعبه دارد، مدیریت شهریه می تواند به کابوسی تبدیل شود. نرم افزار تمام شعب را در یک پنل مدیریتی متمرکز می کند. پرداخت ها، تمدیدها و گزارش ها برای همه شعب قابل دسترسی است و نیازی به بررسی جداگانه هر شعبه نیست. این قابلیت به مدیران دید کامل و کنترل بهتر می دهد.

مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت شهریه باشگاه

برای مدیران

مدیران باشگاه همیشه با حجم بالایی از تراکنش ها، تمدید اشتراک ها و بدهی های اعضا مواجه هستند. بدون نرم افزار، بررسی وضعیت مالی شعبه ها یا هر کلاس، ساعت ها وقت می گیرد و احتمال خطای انسانی افزایش پیدا می کند. اما با استفاده از نرم افزار مدیریت شهریه باشگاه، همه اطلاعات مالی در یک پنل متمرکز جمع می شود. مدیر می تواند تنها با یک نگاه، پرداخت های انجام شده، بدهکاران و تمدید های در جریان را مشاهده کند. حتی برای باشگاه هایی با چند شعبه، کنترل کامل روی وضعیت مالی و کاهش وابستگی به نیروی انسانی را تجربه کنید.

برای پذیرش و حسابداری

تیم پذیرش و حسابداری وقت زیادی را صرف ثبت دستی شهریه ها، صدور فاکتور و پیگیری بدهی ها می کند. هر اشتباه کوچک مساوی است با ساعت ها سردرگمی اعضا و دوباره کاری تیم پذیرش و حسابداری. نرمافزار این فرآیند ها را خودکار می کند؛ ثبت و تمدید اشتراک ها سریع انجام می شود، صدور فاکتور با چند کلیک امکان پذیر است و پیگیری بدهی ها خودکار صورت می گیرد. به عنوان مثال، یک پذیرش می تواند در عرض چند دقیقه همه فاکتور های روزانه را صادر کند و بدون تماس تلفنی اضافه، اعضا را از وضعیت پرداخت شان مطلع سازد.

برای اعضا

اعضا انتظار دارند پرداخت شهریه ساده، شفاف و بدون نیاز به مراجعه حضوری باشد. بدون ابزار درست، آنها باید بارها با باشگاه تماس بگیرند تا از مانده شهریه و تاریخ تمدید خود مطلع شوند. با نرم افزار، همه اطلاعات به صورت لحظهای قابل مشاهده است و پرداخت ها می تواند آنلاین انجام شود. در نتیجه رضایت اعضای باشگاه تان افزایش می یابد.

امکانات تکمیلی نرم افزار مدیریت شهریه

اتصال به گیت کنترل تردد

در بسیاری از باشگاه ها، اولین جایی که اختلال در شهریه خودش را نشان می دهد همین ورودی است؛ جایی که بعضی اعضا بدون اطلاع از پایان اعتبارشان پشت گیت می مانند و پذیرش مجبور می شود همه چیز را دوباره بررسی کند. اگر باشگاه بخواهد، این نرم افزار به طور مستقیم به گیت کنترل تردد وصل می شود و ورود تنها زمانی آزاد است که شهریه پرداخت شده باشد. این یعنی دیگر نیازی به چک کردن دستی نیست و پذیرش هم از شلوغی بی دلیل نجات پیدا می کند. نتیجه کار، ورود و خروج منظم تر و تجربه حرفه ای تر برای اعضا است.

کیف پول اعضا

باشگاه های بزرگ که تردد بالایی دارند معمولا به یک مشکل بر میخورند :پرداخت های کوچک و زمان بر. ممکن است اعضا برای تمدید سریع یا خرید یک مورد کوچک، صف را طولانی می کنند. با فعال سازی کیف پول اعضا، هر فرد می تواند حساب خود را از قبل شارژ کند و پرداخت ها تنها با چند ثانیه انجام شود. این قابلیت که در صورت درخواست قابل راه اندازی است سرعت کار پذیرش را بیشتر می کند و اعضا هم بدون همراه داشتن کارت یا پول نقد، تمدید یا خریدشان را انجام می دهند.

اپلیکیشن موبایل

به عنوان مدیر باشگاه ممکن است امکان حضور همه روزه در باشگاه را نداشته باشید اما بخواهید وضعیت مالی باشگاه را چک کنید. دسترسی سریع به اطلاعات مالی و وضعیت شهریه در خانه یا سفر بدون داشتن لپ تاپ و به تنهایی فقط با دستگاه موبایل یک نیاز مهم است. شما می توانید این امکان را درخواست دهید تا فعال شود. این ویژگی این امکان را می دهد که مدیر، مربی یا حتی خود اعضا در لحظه وضعیت پرداخت، تاریخ انقضا یا گزارش های ساده مالی را ببینند. این امکان برای اعضا باشگاه هم راحتی بیشتری فراهم می کند؛ بدون تماس با پذیرش می توانند تمدید کنند، رسید پرداخت را مشاهده کنند یا پیام های جدید باشگاه را دریافت کنند.

پیامک هوشمند

در بسیاری از باشگاه ها هنوز هم یادآوری ها دستی و به روش سنتی انجام می شود؛ پذیرش باشگاه باید فهرست اعضایی را که اشتراک شان رو به پایان را مرور کند و تک تک تماس بگیرد. این کار هم وقت گیر است و هم معمولاً ناقص انجام می شود. سیستم پیامک هوشمند؛ در صورت فعال سازی توسط کارفرما تمام این مراحل را خودکار می کند. پیام تمدید، بدهی های عقب افتاده، تخفیف مناسبتی یا اعلام پرداخت موفق، بدون نیاز به دخالت انسانی و در زمان مناسب ارسال می شود. همین نظم ساده، تعامل اعضا را بهتر و بار کاری پذیرش را سبک تر می کند.

امنیت و پشتیبانی نرم افزار مدیریت شهریه باشگاه ورزشی

امنیت داده ها

اطلاعات مالی برای هر مجموعه ای از حساس ترین بخش های کاری آن مجموعه است؛ از جزئیات پرداخت ها و تراکنش ها گرفته تا پروفایل اعضا و تاریخچه تمدید هایشان. کوچک ترین اختلال و بی نظمی در این اطلاعات می تواند نظم مالی باشگاه را به هم بریزد یا باعث سوء تفاهم میان اعضا و مدیریت باشگاه شود. برای همین، نرم افزار مدیریت شهریه باشگاه تمام داده ها را رمزگذاری شده و با سطح دسترسی کنترل شده ذخیره می کند. یعنی فقط افرادی که مدیریت تعیین می کند اجازه دسترسی دارند و هیچ بخشی بدون اجازه جا به جا یا ویرایش نمی شود. این سطح از امنیت، شبیه قفل کردن اسناد مهم در یک گاوصندوق دیجیتال است؛ همیشه در دسترس شما، اما دور از هر خطری.

پشتیبان گیری خودکار

شاید برای مجموعه شما هم اتفاق افتاده باشد که قطع برق، خرابی سیستم یا یک مشکل ساده نرم افزاری باعث شده بخشی از اطلاعات مالی باشگاه تان از بین برود و تیم پذیرش ساعت ها زمان بگذارد تا آن را دوباره جمع آوری کند. پشتیبان گیری خودکار دقیقاً برای همین موقعیت های پیش بینی نشده طراحی شده است. نرم افزار هر روز یک نسخه پشتیبان کامل از اطلاعات شهریه، تراکنش ها و پروفایل اعضا ذخیره می کند؛ بدون اینکه تیم باشگاه مجبور باشد کاری انجام دهد. حتی اگر یک اتفاق ناگهانی مانند قطعی برق اتفاق بیفتد، اطلاعات با چند کلیک به حالت قبلی برمی گردند و همه چیز مثل قبل ادامه پیدا میکند.

چرا نرم افزار ما را انتخاب کنید؟

تجربه و تخصص

مدیریت یک باشگاه به معنی جمع‌ آوری شهریه‌ها نیست؛ ادغامی از از حسابداری دقیق، کنترل رفت‌ و آمد، رسیدگی به درخواست اعضا و هماهنگ‌ کردن چندین فرایند هم‌ زمان است. تیم خدمت ۳۶۰ که این نرم‌ افزار را ساخته، سال‌ ها در دل همین فضا کار کرده است؛ از باشگاه‌ هایی که در ساعات پیک پذیرش با صف طولانی رو به‌ رو می‌ شوند تا مجموعه‌ هایی که ثبت دستی شهریه باعث اختلاف حساب و تنش میان اعضا و پذیرش شده بود. این تجربه‌ها باعث شد نرم‌ افزار مدیریت شهریه باشگاه طوری طراحی شود که با جریان واقعی کار در باشگاه‌ها هماهنگ باشد؛ نه چیزی تئوری و دور از واقعیت، بلکه حاصل آشنایی نزدیک با نیازهای روزمره مدیران و مربی‌ها.

سفارشی‌سازی بر اساس نوع باشگاه

هیچ دو باشگاهی شبیه هم نیستند. یک باشگاه رزمی معمولاً با جلسات دوره‌ای و شهریه‌های شناور سروکار دارد، در حالی‌که استخرها بیشتر به کارت‌های اعتباری شناگران و دفعات استفاده وابسته‌اند. باشگاه‌های یوگا یا فیتنس هم سبک دیگری از ثبت‌نام و تمدید دارند. نرم‌افزار ما یک نسخه‌ی ثابت و تک‌الگویی نیست؛ بر اساس نوع باشگاه، خدماتش تغییر می‌کند. اگر مالک یک باشگاه شنا هستید، گزارش‌های ویژه برای دفعات مراجعه و اعتبار آبونمان فعال می‌شود. اگر باشگاه بدنسازی دارید، کنترل سریع تمدید اشتراک و مدیریت تعداد جلسات اولویت می‌گیرد. این سفارشی‌سازی کمک می‌کند سیستم دقیقاً با ریتم کاری باشگاه شما هماهنگ شود.

یکپارچگی با سایر سیستم ها

در بسیاری از باشگاه ها هر سیستم مسیر خودش را می‌رود؛ نرم‌افزار مدیریت اعضا یک‌جا، دستگاه کنترل تردد جای دیگر و برنامه تمرینی روی یک پلتفرم جدا. همین پراکندگی اغلب باعث خطا و دوباره‌کاری می‌شود. یکپارچگی سیستم‌ها در نرم‌افزار ما این مشکل را از بین می‌برد. برای مثال، اگر عضوی شهریه‌اش را تمدید نکرده باشد، همین موضوع بدون نیاز به تماس یا یادداشت دستی، روی گیت کنترل تردد مشخص می‌شود. یا وقتی برنامه تمرینی یک شاگرد تغییر می‌کند، اطلاعاتش بدون دخالت پذیرش با پرونده او هماهنگ می‌شود. نتیجه، جریان کاری روان‌تر، سرعت بیشتر و کاهش خطاهایی است که معمولاً وقت و انرژی زیادی از تیم باشگاه می‌گیرد.