بهترین نرم افزار باشگاه ورزشی در سال ۱۴۰۴ (راهنمای جامع انتخاب نرم‌افزار مدیریت باشگاه)

مدیر باشگاه ورزشی باید بتواند بی نظمی های رومزه باشگاه را در کم ترین زمان ممکن مدیریت کند. تصور کنید تلفن زنگ می زند، مربی دنبال برنامه تازه است، چند نفر شهریه شان را فراموش کرده اند و فایل اکسل باز نمی شود. در چنین شرایطی، چه خوب می شد اگر نرم افزاری همه این کارها را خودکار انجام دهد و شما می توانستید انرژی ‌تان را صرف کار های مهم تر کنید.

اینجاست که اهمیت بهترین نرم افزار باشگاه ورزشی آشکار می شود. قبل از تهیه نرم افزار مدیریت باشگاه، باید بدانید که نرم افزار مناسب، علاوه بر مدیریت پرداخت ها؛ باید همانند دستیار هوشمند عمل کند که همه جزئیات را زیر نظر دارد از حضور و غیاب گرفته تا یادآوری تمدید عضویت یا برنامه تغذیه اعضای باشگاه. نظم و شفافیت در اطلاعات، تفاوت بین یک باشگاه شلوغ و یک باشگاه منظم است.

انتخاب بهترین نرم افزار برای باشگاه تصمیمات مهم مدیریتی است. زیرا شما هنگام خرید نرم افزار با گزینه های متعددی رو به رو هستید. انتخاب یک نرم افزار مدیریتی که اعتماد، پشتیبانی واقعی و امکاناتی که در کار روزمره مدیریت و اعضای مجموعه صرفه جویی ایجاد کند بسیار سخت می باشد. در ادامه این مطلب، با نگاهی دقیق ، بررسی خواهیم کرد که کدام ویژگی ها واقعاً اهمیت دارند و چه نرم افزاری می تواند برای باشگاه شما مناسب باشد.

چرا انتخاب نرم افزار باشگاه ورزشی اهمیت دارد؟

چالش های مدیریت سنتی باشگاه ها

با توجه به پیشرفت تکنولوژی مدیریت یک باشگاه ورزشی بدون ابزار جدید و مناسب زمان زیادی را از شما خواهد گرفت. در روش های سنتی، مدیران باشگاه ها با مجموعه ای از مشکلات روزمره رو به رو هستند که در نتیجه فعالیت کل مجموعه را می تواند مختل کند.

از بزرگ ترین مشکلاتی که یک مجموعه ورزشی می تواند با آن رو به برو شود، اشتباه در ثبت و پیگیری شهریه اعضا است. بسیاری از مدیران مجموعه ها هنوز از دفتر و برگه های دستی یا فایل های اکسل استفاده می کنند، و فراموشی یک پرداخت یا ثبت اشتباه ضررهای زیادی را به آنها وارد میکند.

اتلاف زمان در بررسی حضور اعضا مشکل دیگری است که با آن درگیر می شوید. اگر باشگاه شما بزرگ است با شمار زیاد اعضا و کلاسهای مختلف، کنترل دستی ورود و خروج ها علاوه بر افزایش خطای انسانی، انرژی زیادی از کارمندان شما می گیرد و فرصت تمرکز روی بخش های دیگر باشگاه را کاهش می دهد.

از دیگر سختی های مدیریت، ارتباط بین مربیان و مدیریت است. زمانی که برای برنامه های تمرینی و تغذیه ای از روش های سنتی مانند کاغذ یا واتساپ استفاده می کنید، مربیان نمی توانند هماهنگی لازم را با مدیریت داشته باشند و برنامه های اعضا اغلب دچار تداخل و بی نظمی می شوند.

در نهایت، بی نظمی در ثبت برنامه تغذیه و برنامه های تمرینی یکی دیگر از مشکلاتی است اکثر مجموعه های با آن مواجه می شوند. بدون یک سیستم منظم، نه مدیر و نه اعضا نمی توانند به سرعت به اطلاعات دسترسی داشته باشند و پیگیری پیشرفت اعضا سخت میشود.

نقش نرم افزار در بهبود مدیریت و رضایت اعضا

برای این که به نقش یک نرم افزار مدیریتی در باشگاه ها پی ببرید باید گفت: نرم افزار مدیریتی می تواند تا ۸۰ درصد مشکلاتی که در روش های روش های سنتی مواجه می شوید را حل کند. برای مثال، دسترسی به اطلاعات هر عضو در هر ساعت و هر مکان این امکان را برای مدیر فراهم می کند تا در هر لحظه، وضعیت پرداخت، برنامه تمرین و تغذیه اعضا را ببیند و متناسب با وضعیت موجود تصمیم بگیرد.

یکی از کاربرد های مهم، یاد آوری تمدید شهریه ها است. سیستم به طور خودکار اعضایی که نیاز به تمدید دارند را مشخص می کند و مدیر دیگر نگران فراموشی یا اشتباه در ثبت کردن پرداختی ها نیست.

زمانی که با چند کلیک به راحتی به گزارش های مالی دسترسی پیدا کنید و نیاز به صرف زمان زیادی نباشید متوجه خواهید شد که خرید یک نرم افزار باشگاهی بهترین تصمیم است. نرم افزار امکان تهیه گزارش های روزانه، هفتگی و ماهانه را به شما می دهد؛ این گزارش ها علاوه بر شفافیت روند باشگاه شما، عملکرد مدیریت را نیز افزایش می دهد.

اعضای باشگاه شما همانند مشتریان شما هستند. هر مجموعه ای برای ماندگاری مشتریان شان به دنبال جلب رضایت آنها می باشد.. وقتی اعضا ببینند مراحل پرداخت، حضور و برنامه های تمرینی آن ها دقیق و بدون خطا ثبت می شود، اعتمادشان به مدیریت افزایش می یابد.

معیار های انتخاب بهترین نرم افزار باشگاه ورزشی

• سادگی در استفاده و رابط کاربری

یکی از مهم ترین ویژگی های یک نرم افزار باشگاهی موفق، سادگی در استفاده و رابط کاربری روان است. نرم افزار باید به صورتی طراحی شده باشد که همه ی افراد با هر سطح از معلومات با آن کار کنند، بدون نیاز به آموزش طولانی. این موضوع را مجسم کنید که قصد دارید برای مدریت باشگاه خود یک مدیر استخدام کنید و قرار است پرداخت ها، حضور و غیاب و برنامه تمرین اعضا را مدیریت کند؛ نرم افزار ساده و قابل فهم به او این امکان را می دهد بدون سردرگمی و خطا های انسانی، این وظایف ش را به درستی انجام دهد. سادگی در رابط کاربری، بهره وری کارمندان تان را افزایش میدهد. همچنین بر تجربه اعضا از نرم افزار نیز اثر بخش می باشد.

• امکانات کامل برای مدیریت شهریه و عضویت

سیستم مالی و مدیریت عضویت از بخش های مهم هر مجموعه ای محسوب می شود. هرجه نرم افزار مدیریتی که انتخاب می کنید دقیق تر و جامع تر باشد، میزان خطا ها در بخش مالی باشگاه کمتر می شود. بهترین نرم افزار باشگاهی باید تمایم بخش های مالی را از ثبت پرداخت، هشدار تمدید، صدور رسید و گزارش های مالی پشتیبانی کند.

برای مثال، باشگاه فرضی پیش از استفاده از نرم افزار، هر ماه با چندین خطای ثبت شهریه مواجه بود، اما با پیاده سازی نرم افزار، اتلاف زمان کارکنان حدود ۳۰٪ کاهش یافت و اشتباهات مالی به حداقل رسید.

• مدیریت حضور و غیاب و کنترل دسترسی

از دیگر قسمت های مهم باشگاه که مربی و کارمندان پذیرش را درگیر می کند می توان به “ثبت دقیق حضور اعضا و کنترل دسترسی” اشاره کرد. شما به راحتی می توانید امکان ثبت خودکار حضور و غیاب اعضا را با استفاده از نرم افزار مدیریتی فراهم کنید. البته در این بخش باید گفت سیستم های مدیریتی به دو بخش تحت وب و ویندوزی تقسیم می شوند. برای راحتی در بخش حضور و غیاب سیستم های تحت وب را انتخاب کنید تا بدون نیاز اتصال به دستگاه های حضور و غیاب ثبت حضور و غیاب را انجام دهند.

• برنامه ریزی تمرین و تغذیه

بهترین نرم افزار باشگاه ورزشی باید قابلیت ثبت و مدیریت برنامه های اختصاصی تمرین و تغذیه برای هر ورزشکار را داشته باشد. این ویژگی به مربیان و اعضا اجازه می دهد هماهنگی کامل داشته باشند و پیشرفت ورزشکاران به شکل منظم پیگیری شود. به عنوان مثال، باشگاهی که با نرم افزار خود برنامه تمرین ۵۰ ورزشکار را همزمان مدیریت می کند، می تواند گزارش های فردی و گروهی ارائه دهد و از اشتباه در برنامه ریزی جلوگیری کند.

• پشتیبانی و به روزرسانی مداوم

نرم افزار مدیریت را انتخاب کنید پشتیبانی سریع و راحتی را برای شما فراهم کند. نرم افزارهای مدیریتی تحت وب دارای پشتیبانی سریع و راحتی هستند. اگر سیستم شما دچار اختلال شود به راحتی و با ثبت تیکت و درمدت زمان کوتاهی مشکل حل می شود. این بدان معنا نیست که سیستم های ویندوزی پشتیبانی ندارند، اما روند رفع مشکل در آن ها پیچیده تر است. سیستم های ویندوزی اگر دچار مشکل شوند ممکن است نیاز به نصب نرم افزارهای گوناگون مثل انی دسک در دستگاه مدیرتی مجموعه باشد و یا یک کارشناس حضوری برای رفع مشکل به مجموعه مراجعه کند. در بسیاری از موارد، امکان حل مشکل از راه دور وجود ندارد.

معرفی چند نمونه از نرم افزار های باشگاهی محبوب در ایران (۱۴۰۴)

در این بخش به مقایسه ۳ نرم افزار مدیریتی که در مقایسه کارشناسان ما توانسته اند رتبه بهترین را کسب کنند ذکر کرده ایم. شما عزیزان با مقایسه این ۳ نرم افزار برتر مدیرتی می توانید تصمم گیری کنید کدام نرم افزار می تواند برای مجموعه شما بهترن باشد. بهترین هر کدام که محبوبیت یافته اند دارای ویژگی ها و کاربرد های خاص خود می باشند. در ادامه همراه ما باشید.

1. نرم افزار مدیریت باشگاه ورزشی مای جیم

نقاط قوت

• دارای رابط کاربری آسان و ساده که کار با سیستم را برای اعضا و مدیریت آسان می کند.
• امکان اریه گزارش های دقیق برای بخش مالی.
• ثبت حضور و غیاب اعضا و برنامه های تمرینی به شکل منظم.

نقاط قابل ارتقا و بهبود در این سیستم

• امکان دریافت گزارش برای باشگاه های دارای چندین شعبه را ندارد.
• این نرم افزار برای باشگاه های کوچک که به دنبال یک سیستم مدیریتی آسان و کم هزینه تر هستند مناسب است.

2. نرم افزار و برنامه مدیریت باشگاه ورزشی آنوی

نقاط قوت

• دارای سیستم پیشرفته ثبت و پیگری اعضای باشگاه برای مدیریت اسان.
• امکان برنامه ریزی تمرین و تغذیه برای اعضای مختلف به صورت فردی یا گروهی.
• امکان پشتیبانی از دساگاه های تشخیص چهره و اثر انگشت

نقاط قابل بهبود

• امکان دریافت گزارش های دقیق در بخش مالی وجود ندارد.

3. نرم افزار و برنامه مدیریت باشگاه ورزشی خدمت ۳۶۰

• تمرکز ویژه بر سادگی رابط کاربری و تجربه کاربری روان، به طوری که یادگیری آن برای کارکنان و مدیران بسیار سریع است.
• مدیریت چند شعبه به صورت یکپارچه و هماهنگ.
• ثبت خودکار حضور و غیاب اعضا و یادآوری تمدید عضویت.
• برنامه ریزی تمرین و تغذیه برای اعضای باشگاه بدون نیاز به دانش فنی.

خدمت ۳۶۰ برای باشگاه هایی مناسب است که علاوه بر نیاز به مدیریت ساده، به هماهنگی چند شعبه و امکانات پیشرفته برای برنامه ریزی تمرین و تغذیه نیاز دارند.

نکات کلیدی پیش از انتخاب نرم افزار باشگاه ورزشی

انتخاب و خرید یک نرم افزار مدیریتی میان طیف وسیعی از انتخاب ها کار آسانی نمی باشد. نرم افزار قرار است قلب تپنده ی باشگاه شما باشد؛ همه اطلاعات از جمله پرداخت ها، برنامه ها و ارتباطات در آن قرار دارد. به همین دلیل قبل از خرید باید چندین نکته را در نظر بگیرید تا انتخابی متناسب با نیاز های باشگاه تان داشته باشید.

نکته اول: بررسی نیاز های واقعی باشگاه خودتان

اولین قدم در انتخاب نرم افزار، شناخت و بررسی دقیق نیاز های مجموعه است. هر باشگاهی نیاز های متفاوت خود را دارد و برای هر باشگاه نمی توان یک انتخاب کرد. . برای مثال، امکاناتی که یک باشگاه بدنسازی بزرگ با چندین شعبه نیا زدارد با یک مجموعه کوچک با اعضای محدود متفاوت است.

از خود بپرسید:

• آیا باشگاه شما چند شعبه دارد یا فقط در یک مکان فعالیت می کند؟
• چند نفر قرار است هم زمان از نرم افزار استفاده کنند؟
• آیا نیاز به اتصال نرم افزار با دستگاه حضور و غیاب یا کارت خوان دارید؟

پاسخ به این پرسش سوالات می تواند مشخص کند که دقیقا چه امکاناتی را نیاز دارید و کدام نرم افزار مدیریتی برای شما بهترین انتخاب است.

نکته دوم: تست نسخه آزمایشی یا دمو قبل از خرید

یکی از نشانه ‌های اعتماد در نرم ‌افزار های باشگاهی، ارائه نسخه آزمایشی یا دمو است. تجربه کار با نسخه دمو به شما نشان می دهد که نرم ‌افزار تا چه اندازه با روند کاری باشگاه تان سازگار است.نسخه آزمایشی، فرصتی بدون ریسک است تا در محیط واقعی، امکانات، سرعت و دقت نرم ‌افزار را بسنجید. در فرآیند انتخاب بهترین نرم افزار باشگاهی، تست عملی همیشه ارزشمندتر از تبلیغات است.

توجه به امنیت و پشتیبان ‌گیری از اطلاعات

از مهم‌ ترین موضوعات در انتخاب نرم ‌افزار مدیریتی توجه به امنیت اطلاعات است. نرم ‌افزار باشگاه، حاوی اطلاعات حساس باشگاه می باشد؛ از اطلاعات شخصی اعضا و سوابق تمرینی گرفته تا پرداخت‌ ها و برنامه ‌های تغذیه. کوچکترین باگ امنیتی می تواند اطلاعات شما را از بین ببرد.

به همین دلیل، بهترین نرم افزار برای باشگاه باید از سیستم پشتیبان ‌گیری خودکار (Backup) استفاده کند تا در صورت خرابی یا حذف اطلاعات، نسخه ‌ای امن از داده‌ ها در دسترس باشد. برخی نرم‌ افزارها از فضای ابری برای ذخیره اطلاعات استفاده می‌کنند که مزیت آن، دسترسی سریع و امن از هر دستگاهی است.

جمع بندی

يهترین نرم افزار باشگاهی الزاما به معنی پرکاربردترین نرم افزار نیست. بلکه نرم افزاری که متناسب با نیاز های باشگاه شما باشد بهترین می باشد. به همین دلیل برای تمامی باشگاه های ورزشی یک نسخه نمی توان پیچید. به عنوان مدیریت باشگاه باید ایتدا نیاز های باشگاه را برآورد کنید سپس با توچه به نیاز های باشگاه تان با توسعه دهندگان نرم افزار های محتلف تماس بگیرید و اطلاعات لازم را کسب کنید. سپس بعد از بررسی ۳ الی ۴ نرم افزار نتیجه گیری کنید کدام نرم افزار با نیاز های شما مطابقت بیشتری دارد.

تیم خدمت ۳۶۰ آماده ارائه مشاوره رایگان در زمینه نرم افزارهای باشگاه ورزشی می باشد. با ما تماس بگیرید.